Nichts hält sich hartnäckiger als ein Gerücht. Eines der beliebtesten Marketing-Gerüchte lautet, dass PR erst ab mittleren Budgets sinnvoll ist, weil sich im Karneval der Medienthemen nur die Lauten – insbesondere die mit großem Budget Unterlegten – durchsetzen. Dabei ist effektive PR-Arbeit vor allem eine Frage der Zielgenauigkeit und der Wahl der Mittel, nicht der Bud­getgröße.

Der Grund für den sinnvollen Einsatz des Instruments PR bei kleineren Budgets liegt auf der Hand: In der PR-Arbeit geht es – anders als in der Werbung – um zwei Ziel­grup­pen, die mit entsprechenden Botschaften bedient werden müssen: An erster Stelle steht in der PR immer der Redakteur und erst an zweiter – mittelbarer – Stelle der Verbraucher oder potenzielle B2B-Partner. Zielgerichtete PR bedeutet daher zu­nächst, den richtigen Redakteur mit der richtigen Botschaft zum richtigen Zeit­punkt anzusprechen. Gelingt dies, fungiert das entsprechende Medium als ein äußerst effek­tiver und zudem kostengünstiger Multiplikator. Auch ein verhältnismäßig kleines Budget kann so zu einer großen Wirkung führen. Die anspruchsvolle Zielgruppe Journalisten zu überzeugen, ist vor allem eine Frage des handwerklich sinnvollen Vorgehens – und dann erst des Budgets.

Kleinere und mittelgroße Unternehmen tun daher gut daran, auf ihre Budget­größe passende PR-Strategien auszuarbeiten. Der erste Fehler besteht oftmals darin, mit dem “Medien-Tamtam” zu liebäugeln, den die Großen veranstalten. Begehrlichkeiten dieser Art sind ein schlechter Lehrmeister.  Man muss es sich leisten können, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Wer das nicht kann, greife lieber zu Pfeil und Bogen. Um aber zielsicher seine Multiplikatoren auf Medienseite ins Visier zu nehmen, ist es wichtig, die unterschiedlichen Arten der PR-Ansprache zu kennen:

In der PR regelt sich der Verkehr von Themenofferten an Journalisten und das Interesse der Medien wie auf jedem anderen Gütermarkt: Nachfrage und Angebot sind die beiden Antagonisten. Wer brandheiße Themen oder große Budgets zur Verfügung hat, bestimmt leicht die Angebotsseite. Wenn dann eine ausreichend hohe Nachfrage seitens der Medien folgt, kann sogar mit künstlicher Verknappung – sprich der Vergabe von Exklusivitäten – gearbeitet werden. Wer nicht über begehrte News oder Budgets verfügt, ist hingegen gezwungen den „Markt“ aus der Perspektive der Nachfrage zu steuern. Dafür sind journalistisches Feingefühl (Journalisten die Themen liefern, die sie brauchen) und eine große Service-Bereitschaft (Material so liefern, wie Journalisten es brauchen) die Voraussetzung.

Im Grunde können drei Vorgehensweisen in der PR unterschieden werden:

1. Das Unternehmen oder das Produkt, über welches berichtet werden soll, sind einzigartig und stellen innerhalb einer Branche ein echtes Novum dar. Hier ist ein hoher Aktualitäts- und Informationswert vorauszusetzen. Das bedeutet in der Regel, dass die Medien mit großer Wahrscheinlichkeit darüber berichten werden. Gerade Fachmedien verfassen dann schon aus Chronistenpflicht mindestens eine Meldung. Steckt hinter den News außerdem ein bekannter Konzern oder eine echte Marke, ist die Medienansprache ein relativ leichtes Spiel. Eine große Fehlerquelle ist allerdings die falsche Einschätzung des News-Wertes im Vorfeld. Gerade die Protagonisten selbst, neigen oft dazu, diesen zu hoch anzusetzen. Bevor Budgets verplant werden, ist es daher ratsam, die Einschätzung von externen PR-Fachleuten heran zu ziehen.
2. Das Unternehmen oder die Produkte bieten nur einen geringen Newswert. Aber es gibt ein größeres PR-Budget. Ergo kann der News-Wert künstlich erzeugt werden. Solche Extrabudgets (zusätzlich zum Honorarbudget für die Agentur) können genutzt werden, um eine Eventserie in ganz Deutsch­land aufzusetzen, einen Prominenten als Testimonial zu gewinnen oder eine andere Art von medienwirksamer Aktion durchzuführen. Im B2B-Bereich sind etwa Studien, ein spektakulärer Messeauftritt oder ein Symposium probate Mittel. Die mediale Aufmerksamkeit folgt meist auf dem Fuße.  Durch synchronisierte Mediaplanung kann der Effekt verstärkt werden.Die Vorgehensweisen 1 und 2 verfolgen den Ansatz, die Angebotsseite zu definieren und eine so attraktive Offerte an die Medien zu liefern, dass sich die Nachfrage automatisch einstellt. Und bestenfalls nur noch moderiert werden muss. Kommen wir nun zu Pfeil und Bogen:
3. Unternehmen und Produkte bieten nur einen geringen News-Wert und es gibt kein Extrabudget. In solchen Fällen wird der PR-Erfolg von der Nachfrageseite definiert. Es stellt sich die Frage: Welches redaktionelle Interesse haben die Medien und wie befriedigt man dieses am besten? Die entsprechenden Themen müssen bereits im Vorfeld identifiziert werden, um sie für die PR planbar zu machen. Nur so kann den Medien zur rechten Zeit ein passender Aufhänger und entsprechendes Material angeboten werden.Hier empfiehlt sich ein saisonalen Ansatz: Medien haben zu bestimmten Saisons einen entsprechenden Fokus. Dahinter steckt die Notwendigkeit, den Lesern stets Geschichten mit einem aktuellen Bezug bieten zu müssen. Die Planung solcher Themen ist mit etwas Erfahrung leicht möglich. Schließlich ist ja bei vielen Ereignissen lange im Voraus bekannt, dass sie stattfinden. Typische Beispiele für saisonale Themen sind Fitness im Frühling, Urlaub im Sommer, Wein und Wellness im Herbst, Geschenke zur Weihnachtsaison. Das funktioniert übrigens auch für B2B-Themen: Etwa Katalogdruck im Herbst, Kundenmailings zur Weihnachtssaison, Steuertools zum Jahresabschluss, etc. Auch Messen, wichtige Sportturniere determinieren einen saisonalen Themenfokus der Medien.

   Darauf aussetzend empfiehlt es sich ein weiteres Instrument der PR: die Themenplanrecherche. Viele Medien listen ihre redaktionellen Schwerpunktthemen für den Ablauf eines Jahres auf. Diese lassen sich in Datenbanken oder direkt bei den Medien recherchieren, systematisieren und aufbereiten, und dann für die Medienansprache nutzen.

Der große Vorteil dieser beiden letztgenannten Vorgehensweisen besteht darin, dass auch mit überschaubaren Mitteln viel erreicht werden kann. Die Planung kann lang- und mittelfristig erfolgen. Es müssen keine Kapazitäten für Ad hoc-PR zur Verfügung gehalten werden, das spart Kosten. Die Themenplanung kann zudem aktiv gesteuert werden und lässt sich so strategisch in die Unternehmenskommunikation einbinden. Die Erfolgswahrscheinlichkeit ist relativ hoch, wenn das Material, das den Medien angeboten wird, hochwertig ist, in der Ansprache der Medien journalistischer Sachverstand einfließt (kein Angebot an der Nachfrage vorbei formulieren) und redaktionelle Vorlaufzeiten der Medien angemessen berücksichtigt werden.

Saisonale und durch die Recherche von Themenplänen gestützte PR ist die ideale Basis-PR für kleinere und mittelständische Unternehmen. Und wer weiß, wenn dann noch eine echte Produktneuheit auf den Markt gebracht wird, die einen hohen News-Wert verspricht, fällt auch der punktuelle Medienerfolg leichter. Schließlich existiert bereits ein über das Jahr gepflegter Verteiler an Journalistenkontakten. Und das ist – gerade bei kleinen Budgets – gut angelegtes Geld!

Im Bereich der themenbezogenen PR arbeiten wir mit unserem Partner markengold PR GmbH zusammen; www.markengold.de, Geschäftsführerin Christina Eulgem.

Jeder, der im Bereich Marketing oder Kommunikation tätig ist, kommt früher oder später in die Situation, mit einer Werbeagentur oder mit freiberuflichen Graphikern und Textern zusammenzuarbeiten, wenn es z.B. um die Entwicklung einer Broschüre, eines Mailings oder einer ganzen Kampagne geht.

In diesem Fall ist es von entscheidender Wichtigkeit, die betreuenden Kreativen mit den richtigen Informationen zu versorgen, damit die zu entwickelnde Idee auch effektiv und effizient umgesetzt werden kann.

Ca. 2/3 aller Agentur-Briefings werden in der Praxis jedoch nur mündlich erteilt, was in vielen Fällen zu Missverständnissen und somit auch nur zu einem moderaten Ergebnis führt. Die Konsequenzen sind dann häufig die Enttäuschung über die kreativen Leistungen der Agentur auf Kundenseite, eine sinkende Motivation auf Agenturseite und nicht selten ein zeit- und kostenaufwendiges Nachbessern der konzeptionellen Arbeit.

Neben dem mündlichen Briefing sollten Sie daher auf jeden Fall die wichtigsten Eckpunkte für die kreative Arbeit schriftlich festhalten. Im Folgenden haben wir für Sie einen Leitfaden zusammengestellt, der die wichtigsten Inhalte eines guten Agentur-Briefings auf den Punkt bringt und für ein optimales Ergebnis in der Zusammenarbeit sorgt. Gleichzeitig gibt Ihnen dieser so genannte Creative Brief eine gute Möglichkeit zu überprüfen, ob Sie die Marketinginhalte und damit Ihre gesamte Marketingstrategie ohne viele Ausschweifungen auf den Punkt bringen können.

Bestandteile eines schriftlichen Agentur-Briefings

1. Hintergrund der Aufgabenstellung
   Geben Sie hier eine kurze schriftliche Zusammenfassung der aktuellen Rahmenbedingungen Ihres Auftrages. Um für die Agentur zu beantworten, warum die vorliegende Maßnahme (Broschüre, Mailing, Kampagne, etc.) realisiert werden soll, sollten Sie dabei kurz auf das Unternehmen und sein gegenwärtiges Produktportfolio, die aktuelle Marktsituation, die wichtigsten Wettbewerber im Markt oder auch die bisher getätigten Maßnahmen eingehen.

   Halten Sie dabei die wichtigsten Punkte stichpunktartig im Briefing fest und versorgen Sie die Agentur zusätzlich mit weiterführendem Material, wie z.B. relevante Marktforschungsdaten, Wettbewerbsbeobachtungen, Webadressen der Wettbewerber, Beispiele über Werbematerial der eigenen Firma und des Wettbewerbs, etc. Wichtig ist, dass Sie an dieser Stelle nur Informationen liefern, die zum Verständnis der zu lösenden Aufgabe relevant sind.
   

2. Aufgabe/Zielsetzung
   Beschreiben Sie hier kurz, was die zu lösende Aufgabe ist (also z.B. Entwicklung eines Salesfolders). Erklären Sie dabei auch kurz, was das Ziel der zu entwickelnden Maßnahme ist, welches qualitative und quantitative Ziel Sie unternehmensintern damit verfolgen, wie Sie beabsichtigen, den Erfolg der Maßnahme zu messen und in welchem Rahmen sie zum Einsatz kommen wird.
   
3. Positionierung
   Hier erklären Sie der Agentur, wie sich die zu realisierende Maßnahme in Ihre aktuelle Marketingstrategie einfügt. Wichtig ist hier, dass Sie umschreiben können, inwiefern sich das zu vermarktende Objekt (Marke/Unternehmen/Produkt/Service) aus dem Wettbewerbsumfeld hervorhebt und sich damit im gesamten Markt positioniert.
   Je mehr Sie die angestrebte Positionierung hier auf den Punkt bringen können, desto einfach für die kreativ-konzeptionelle Arbeit. Versuchen Sie daher, die Positionierung möglichst in einem prägnanten Satz zu vermitteln.
   
4. Zielgruppe
   An dieser Stelle beschreiben Sie, welche Zielgruppe Sie mit Ihrer Maßnahme erreichen wollen. Unterscheiden Sie hierbei in folgende Kategorisierungen:
   • Soziodemographie: eine kurze Beschreibung Ihrer Zielgruppe nach Alter, Geschlecht, Einkommen, Wohnort, Beruf, Branchen, etc.
   • Psychographie: eine kurze Beschreibung der Einstellungen der Zielgruppe gegenüber dem zu vermarketenden Angebot (z. B. Ängste, Barrieren, bestimmte Vorurteile, Motivationen, Wünsche, Träume etc.)
     
5. Versprechen / USP (unique selling proposition)
   An dieser Stelle halten Sie fest, mit welchem einzigartigen Versprechen Sie das zu vermarktende Objekt der Zielgruppe verkaufen wollen. Die Frage ist hier: Was macht Ihre Marke/Ihr Unternehmen/Ihr Produkt besonders oder einzigartig? Mit welchem Versprechen wollen Sie sich vom Wettbewerb differenzieren?

   Wichtig ist es hier, dass Sie ein Versprechen finden, welches zum einen auf die Bedürfnisse der Zielgruppe eingeht (s. Psychographie der Zielgruppe) und zum anderen sich durch Einzigartigkeit gegenüber den Versprechen der Wettbewerber abhebt. Die Kunst liegt hier wieder in der Reduktion: Versprechen Sie an dieser Stelle nicht zu viel, sondern seien Sie unverwechselbar (unique) und konzentrieren sich auf eine gezielte Aussage. Nur so erreichen Sie auch langfristig eine Alleinstellung in der Wahrnehmung Ihrer Zielgruppe.
   

6. Beweisführung
   Notieren Sie, mit welchen Beweisen oder Argumenten Sie das o.g. Versprechen stützen können. Diese sollten direkt aus dem zu vermarktenden Objekt abgeleitet sein.
   
7. Nutzen
   Besonders wichtig ist es an dieser Stelle hervorzuheben, welchen Nutzen die anvisierte Zielgruppe von dem zu vermarketenden Objekt zu erwarten hat. Menschen kaufen keine Produkte, Sie kaufen Nutzen!

   Auch diese sollten sich zum einen direkt aus der o.g. Beweisführung ergeben und zum anderen ganz klar auf den Bedürfnissen der Zielgruppe aufsetzen (s. Psychographie der Zielgruppe).

   Dabei kann Nutzen sowohl rationaler als auch emotionaler Natur sein. Ein Paradebeispiel liefert hier immer wieder die Kosmetikindustrie: z.B. haben Faltencremes den rationalen Nutzen der Faltenreduzierung, der Hautstraffung, etc. Der emotionale Nutzen (ein jugendlicheres Aussehen, mehr Sexappeal, etc.) ist hier für die Verwender wesentlich dominanter!
   

8. Tonalität
   Hier halten Sie fest, in welche Tonalität die Kommunikation eingebettet sein soll. Ihre Erkenntnisse über die Zielgruppe helfen Ihnen hier weiter: Abhängig von dem von Ihnen anvisierten Zielpublikum müssen Sie entscheiden, ob die Kommunikation z.B. „seriös und vertrauenserweckend“ oder eher „jung, innovativ und aufmerksamkeitsstark“ sein sollte.

   Je besser Sie Ihre Zielgruppe analysiert haben, desto genauer können Sie die Tonalität an dieser Stelle festlegen. Und desto genauer wird die Punktlandung Ihrer Agentur.

Insgesamt gilt: je genauer Sie Ihre Zielvorgaben und gesammelten Erkenntnisse über das Marktumfeld in einer schriftlichen Briefing-Vorlage für die Agentur auf den Punkt bringen können, desto besser wird das kreative Ergebnis sein. Gleichzeitig schaffen Sie mit einer präzisen Briefing-Vorlage ein wichtiges Kontrollinstrument, anhand dessen Sie später die Arbeit der Agentur messen können.

In der Praxis zeigt sich, dass viele Unternehmen Ihre Zielvorstellungen nicht genau qualifizieren oder quantifizieren können. Auch Erkenntnisse über das eigene Marktumfeld sind häufig nur unzureichend vorhanden und basieren oft nur auf einem „Bauchgefühl“. Entsprechend ist in diesen Fällen die Zusammenarbeit mit einer Agentur häufig von vorne herein von Problemen überschattet.

Sollten Sie in diesem Zusammenhang Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen gerne, die inhaltlichen Parameter so auf den Punkt zu bringen, dass die Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur auch wirklich ein Erfolg wird!

Kürzeste Vorlaufzeiten, Effizienz wie kaum ein zweites Instrument, keine Medienbrüche und die Möglichkeit zu detaillierten Werbeerfolgskontrollen: aus diesen Gründen nimmt E-Mail-Marketing auch gerade bei mittelständischen Unternehmen einen immer wichtigeren Stellenwert im Marketing-Mix ein.

Doch weil E-Mail Marketing – gerade in kleineren Unternehmen – aufgrund der verführerischen Vorteile oft zum „Selbermachen“ animiert, sollte man bestimmte Grundregeln beachten, damit das Instrument nicht letztendlich zu großem Schaden für ein Unternehmen führt. Denn durch unprofessionell getätigtes E-Mail Marketing kann man im schlimmsten Fall sogar die Kunden verärgern, die man ursprünglich erreichen wollte.

Die folgenden erprobten Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail Marketing Aktionen zu verbessern und gleichzeitig die Fettnäpfchen zu vermeiden.

Was man auf jeden Fall vermeiden sollte

• Versenden Sie keine „SPAM“-Mails
  SPAM-Mails oder unerwünschte Werbe-E-Mails sind laut neuer gesetzlicher Regelung gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) nicht nur widerrechtlich, sondern auch gleichzeitig der sicherste Weg Empfänger zu verärgern. Wer kennt nicht den Ärger mit den zahlreichen, ungeliebten SPAM-Mails von unbekannten und dubiosen Absendern, die zu Hauff E-Mail Konten weltweit überfluten? Würden Sie es wollen, dass Ihr Unternehmen Gefahr läuft genau diesen Zorn auf sich zu ziehen?

  Nicht nur sind hier die Rücklaufquoten extrem niedrig, in schlimmen Fällen können Beschwerden verärgerter Empfänger auch dazu führen, dass Ihnen Ihr Internet Service Provider oder Ihr Web Hosting Provider die Web-Präsenz verwähren!

• Vorsicht mit dem Mieten/ Einkauf oder der Weitergabe von E-Mail Listen
  Dies ist eine logische Schlussfolgerung des oben genannten, aber trotzdem wichtig genug um es noch einmal zu erwähnen: Das Mieten oder Kaufen von E-Mail Listen – egal wie namhaft der Anbieter auch sein mag – sorgt in den meisten Fällen automatisch dafür, dass Sie E-Mails an Leute verschicken, die Sie vorher nicht darum gebeten haben.

  Das gleiche gilt, wenn Sie Ihre E-Mail Listen an Ihre Partner-Unternehmen weitergeben: Nur weil Kunden daran interessiert sind E-Mail Informationen von Ihrem Unternehmen zu erhalten, heißt das noch lange nicht, dass Sie auch Informationen von Ihren Partnerfirmen bekommen wollen!

• E-Mail Marketing-Formate technisch so einfach wie möglich halten
  Selbst für kleine Firmen ist es heute ein Leichtes, technisch ausgefeilte HTML-Dateien zu kreieren und diese per Knopfdruck an Hunderte von Empfängern zu versenden. Das Problem ist aber häufig: nicht jeder Empfänger hat E-Mail Programme, die solche Dateien abbilden können!

  Stellen Sie daher in der Planung Ihrer Aktionen stets sicher, dass Ihre E-Mail Dateien auch von älteren Internet Browser Versionen oder E-Mail Software geöffnet werden können.

• Immer die Größe der verschickten Dateien im Auge behalten
  Zu große Dateien können die Download-Zeiten Ihrer Empfänger so stark erhöhen, dass deren E-Mail Account lahm gelegt werden können! Damit hinterlassen Sie zwar einen bleibenden Eindruck – allerdings nicht den besten. Unterschiedliche Studien haben gezeigt, dass eine E-Mail Aktion im Schnitt nicht mehr als 70 KB aufweisen sollte. Sollten Dateien doch größer sein, kreieren Sie einen einfache Nachricht im Textformat, welche dann Links beinhalten, die den Empfänger zu einer unfangreicheren webbasierten Version Ihrer E-Mail Kommunikation führen.

Was Sie auf jeden Fall beachten sollten

• Geben Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, sich für Ihre Maßnahmen an- und abzumelden
  Nutzen Sie E-Mail Adressen nur dann, wenn Sie diese entweder direkt von Ihrem Kunden bekommen haben oder zumindest seine Erlaubnis haben, ihm E-Mails zukommen zu lassen. Nutzen Sie neben erhaltenen Visitenkarten oder Schriftstücken beispielsweise auch Ihre Webseite als Quelle für neue E-Mail Adressen. Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie dem Webseitenbesucher eine Möglichkeit zum an- und abmelden für die E-Mail Kommunikation Ihrer Firma geben. Wenn sich Interessenten von Ihrem E-Mail Service abmelden, stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass die Adresse so schnell wie möglich aus Ihrem Verteiler wieder entfernt wird. Auch wenn es nach einer Banalität klingen mag: die Wahrnehmung Ihrer potenziellen Kunden über die Glaubwürdigkeit Ihrer Firma wird im hohen Maße dadurch beeinflusst, wie schnell oder langsam Sie gerade in diesem sensiblen Bereich auf deren Wünsche reagieren!
  
  
• Kommunizieren Sie regelmäßig, aber nicht zu oft
  Haben Sie erst einmal einen Verteiler aufgestellt, benutzen Sie Ihn auch regelmäßig!

  Lassen Sie Ihren Interessenten z.B. Informationen zu wichtigen Neuheiten Ihrer Branche, Produktneuheiten oder Sonderaktionen zukommen.

  Versuchen Sie dabei eine gewisse Regelmäßigkeit in der Kommunikation zu etablieren. Am besten, Sie lassen Ihre Interessenten von vorne herein wissen, wie oft sie E-Mail Kommunikation von Ihrer Firma erwarten können. Je nach Branche sollte der E-Mail Kontakt nicht seltener als 3 Monate, aber auch nicht häufiger als 1-mal pro Monat stattfinden.

  Stellen Sie auf der anderen Seite aber auch sicher, dass Sie tatsächlich etwas Relevantes zu sagen haben. Nichts ist schlimmer, als langweilige und vollkommen unrelevante Information! Versetzen Sie sich dabei immer wieder in die Lage Ihrer Interessenten und fragen Sie sich selbst, ob die Informationen auch wirklich interessant für Sie wären.

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail Zielgruppen
  Einer der größten Vorteile digitaler Kommunikation ist die Tatsache, dass Sie unterschiedliche Zielgruppen sehr einfach segmentieren können. Eine E-Mail an Ihre Stammkunden sollte auf jeden Fall einen anderen Inhalt haben, als an Kunden, die vielleicht nur einmal pro Jahr etwas bei Ihrer Firma kaufen.

  Indem Sie Ihre E-Mail Zielgruppen segmentieren, stellen Sie sicher, dass Ihre  Botschaften auch wirklich Gehör finden. Finden Sie deshalb so viel wie möglich (und so unaufdringlich wie möglich) über die unterschiedlichen Wünsche Ihrer Kunden heraus, denn: je persönlicher die Ansprache, desto besser!

• Passen Sie Ihre E-Mail Kommunikation dem Image Ihrer Firma an
  Digitale Kommunikation schafft andere Eindrücke, als beispielsweise Print-Kommunikation. Stellen Sie deshalb immer sicher, dass Ihre E-Mail Kommunikation zum Rest Ihrer Marketing-Kommunikation passt! Achten Sie dabei vor allem auf die Tonalität der gewählten Sprache oder eine einheitliche Wahl von verwendeten Bildwelten und Bildsprache. Wenn Sie etwas nur für E-Mail Empfänger anbieten, lassen Sie sie dieses am besten in Ihren E-Mails wissen.

  Stellen Sie beispielsweise auch sicher, dass Ihre E-Mail Kommunikation einen Absender hat, der klar auf Ihre Firma verweist. Alles andere wirkt verwirrend und unprofessionell.

• Bedenken Sie stets die Möglichkeit zur dialogorientierten Kommunikation
  Die meisten Unternehmen verwenden E-Mail Kommunikation, um Ihre Kunden und Interessenten in irgendeiner Art über das Unternehmen zu informieren. Erstaunlicher Weise vergessen dabei jedoch viele, dass der größte Vorteil des Mediums darin besteht, einen direkten Dialog zu etablieren und dabei Möglichkeiten zum direkten Feedback der Kunden mit einzubeziehen.

  Vergessen Sie deshalb beispielsweise nie, einen direkten Link zu Ihrer Webseite zu integrieren, damit sich Kunden bei Interesse weiter informieren können. Stellen Sie auch sicher, dass jede Ihrer E-Mail Aktionen mit einem Absender versehen ist, der die Möglichkeit zur weiteren Kontaktaufnahme bei eventuellen Rückfragen bietet (z.B. eine persönliche E-Mail Adresse oder eine Telefonnummer).

  Stellen Sie auch sicher, dass Sie so schnell wie möglich auf die Anfragen Ihrer Interessenten und Kunden reagieren. Als Faustregel gelten hier 24 Stunden. Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen länger für eine Antwort brauchen, lassen Sie dies das Gegenüber in einer weiteren persönlichen E-Mail wissen.

• Messen Sie Ergebnisse Ihrer E-Mail Kommunikation und lernen Sie daraus
  Wie mit jeder anderen Maßnahme Ihrer Marketing-Strategie ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail Kommunikation überwachen und auswerten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Antwortraten jeder E-Mail Aktion kontrollieren und beobachten Sie, was funktioniert und was nicht.

  Zum Beispiel könnten Sie dabei einerseits herausfinden, dass bestimmte Zielgruppen Ihrer E-Mail Kommunikation viel aufgeschlossener gegenüber sind als andere. Bei E-Mail-affinen Gruppen könnten Sie dann beispielsweise auf zusätzliche Print-Kommunikation verzichten, um weitere Kosten zu sparen. Andererseits wäre es auch möglich, dass nur sehr wenige Ihrer Interessenten auf die E-Mail Aktionen Ihrer Firma reagieren. Als Konsequenz können Sie sich dann sinnvollere Maßnahmen ausdenken, anstatt Ihre Zeit mit dieser Art der Ansprache zu verschwenden.